صفحه اصلی دکوراسیون و معماری داخلی رابطه طراحی داخلی دفتر اداری و عملکرد کارکنان

رابطه طراحی داخلی دفتر اداری و عملکرد کارکنان

طراحی داخلی دفتر اداری

طراحی داخلی دفتر اداری این روزها رویکردهای جدیدی را دنبال می کند و فضای کار بیان کننده استراتژی و اهداف شرکت و تقویت کننده تصویر ذهنی مخاطبان کسب و کار است. فضای اداری این روزها به جای این که بستری خمود و ناکافی برای کارکنانی خسته و بی انگیزه باشد فضایی پرهیجان و سرشار از زندگی برای تقویت توانمندی های آن ها و بروز استعدادهایشان است. در عین حال محیطی برای گسترش روابط با همکاران استراتژیک و جلب اعتماد مشتریان.
البته که هر دفتر کار خوش آب و رنگ و مملو از مبلمان شیک دارای این ویژگی‌ها نیست. استراتژی و اهداف این کار، فرایند انجام آن، اقدامات مدیریتی و منابع انسانی که همگام با این تغییر مکان و فرم محیط اداری صورت می پذیرد نکات مهمی هستند که منجر به کارکرد درست آن می شوند. در این مطلب به بررسی موردی یک پروژه طراحی داخلی دفتر اداری می پردازیم که حاوی نکات مهم و کلیدی بسیار برای موفقیت طراحی یک دفتر کار اداری پویا است.

طراحی داخلی دفتر اداری
طراحی دفتر اداری با هدف رشد کارکنان

معرفی پروژه

ساکسس پارتنرز (SUCCESS Partners) یک شرکت بازاریابی است که راه حل های خلاقانه‌ای در زمینه رشد کسب و کار را برای مشتریان خود ارائه می‌کند. ده سال پیش این شرکت تصمیم گرفت مجله‌ای حرفه‌ای در این زمینه راه اندازی کند. آنها هر ماه این مجله را به همراه Direct Selling News که یک نشریه تجاری برای مدیران در صنعت بازاریابی است، منتشر می کنند.
در پاییز سال ۲۰۱۵ مدیران شرکت با هدف ایجاد الگویی برای نمایش تاثیر محیط کار مناسب در بالا بردن روحیه کارکنان به دفتری به مساحت ۵۰۰۰۰ فوت مربع (تقریبا ۴۶۰۰ متر مربع) که امکان گسترش ۳۰۰۰۰ فوت مربع فضای انبار را هم داشت نقل مکان کردند.
آنها با کمک شرکت طراحی کورگان (Corgan) در دالاس در این مکان جدید کارهای زیر را انجام دادند:

  • ایجاد یک فضای اداری باز که در آن کارمندان با برخورداری از احساسی بهتر کارآیی بالاتری داشته باشند. این تغییر فضای اداری حاصل یک برنامه مدیریتی جامع برای ایجاد تحول در کار بود که موجب شد آنها پنج اصل راهنما برای طراحی فضای جدید را شناسایی کنند: نام تجاری ، تشریک مساعی، باز بودن، نوآوری و موفقیت
  • تجهیز فضا با استفاده از سیستم مبلمان Locale ™ هرمان میلر که امکان کار فردی و گروهی مناسب به کارکنان می داد و در نتیجه موجب ارتقای همکاری میان آن‌ها می شد.
  • بالا بردن قابل توجه میزان فروش و رضایت مشتریان با ایجاد تعامل و همکاری بیشتر با همکاران استراتژیک شرکت SUCCESS در فروش.
  • دو برابر کردن خوانندگان مجله دیجیتال SUCCESS با باز آفرینی برند آن همزمان با جابجایی و طراحی محل کار جدید.
  • بالا بردن قدرت جذب نیروهای مستعد و خاص به واسطه استفاده از محلی در موقعیت مناسب و با دکوراسیون مطلوب تر و امکانات رفاهی بیشتر

فضای کاری برای شکوفایی استعدادها

مدت ها بود که چنین جابه جایی برای شرکت SUCCESS انتظار می رفت. آنها حدود بیست و پنج سال در ساختمان قدیمی در محدوده دالاس مستقر بودند. به گفته پل آدامز، سرپرست ارشد بازاریابی همکاران استراتژیک ، آنها از محیطی که دیگر غیر قابل تحمل می شد خارج می شدند. طراحی فضای قبلی به هیچ وجه از استراتژی جدید حمایت نمی کرد .بیش از ۲۰۰ نفر زیر یک سقف با هم کار می کردند که اکثرشان حتی در هفته یک روز هم یکدیگر را نمی دیدند.
به نظر آدامز با دفتر جدید، رهبری شرکت تعامل بیشتر میان کارکنان را تشویق می کرد. همچنین محل استقرار دفتر در پلانو _ یکی از بهترین و پرطرفدارترین بخشهای ایالات متحده_ و طراحی داخلی آن برای استعدادهای بزرگی که آن ها نیاز به جذبشان داشتند خیلی جذاب بود و جذب منابع انسانی کارکشته را آسان می کرد.
آدامز گفت: «ما تصمیم گرفته بودیم که محیط کاری ایجاد کنیم که افراد بتوانند در آن رشد کنند و با احساس خوبی که دارند بهترین عملکرد خود را نشان دهند.»

طراحی داخلی دفتر اداری
محیط اداری باز، OPEN SPACE OFFICE

البته که جابه جایی به محل جدید و طراحی داخلی دفتر اداری بر مبنای اهداف شرکت تصمیم خوبی بود اما به هیچ وجه آسان نبود. برای انجام آن، شرکت باید در برنامه های مدیریتیش تغییرات گسترده ای را اعمال می کرد. مدیران شرکت پس از بازدید از بیش از ۲۵ کسب و کار همسان در سراسر ایالات متحده شروع به ارائه ایده هایی درباره استفاده از فضای اداری برای حمایت از اهداف سازمانی کردند.
به گفته مک کابه یکی از مدیران پشت این تغییر آنها درمورد بسیاری از فضاها و دفاتر مختلف تحقیق کردند و ازمزایای جستجو بهره بردند اما فقط به مشاهده اینکه چگونه شرکت های دیگر درآن فضاهای خاص تعامل داشتند اکتفا نکردند. مهم این بود که چگونه باید این تغییرات را با اهداف شرکت انطباق دهند.
ابتدا یک کمیته تغییر ده نفره از افراد موثر در واحدهای مختلف شرکت تشکیل دادند، کورگان رهبر گروه از طریق جلسات که هدفش تعیین چشم انداز بود سوالاتی مانند « به چه چیزی به آن اعتقاد دارید؟» و «مایلید چه کسی باشید» را مطرح می کرد.
آدامز می گوید «کورگان به ما گفت “فضا را برای نگه داشتن افراد طراحی نکنید، برای راحتی و آسایششان طراحی کنید” و این گونه بود که مدیریت تغییر به هسته اصلی اعتقادات ما تبدیل شد.»
اگر فکر می کنید همه با این تغییر موافق بودند سخت در اشتباهید. برخی از کارکنان به خصوص یکی از کارکنان با سابقه در برابر فضای باز اداری جبهه داشتند و مخالف آن بودند. مدیریت برای از بین بردن شک و تردید او، عمدا او را در فرآیند طراحی قرار داد و به او فرصت پیاده کردن ایده های جدیدش را به صورت گرافیکی در فضای جدید داد و اکنون او یکی از بزرگترین طرفداران این ساختمان و نحوه عملکرد جدید است.

راشل ویتمن، طراح اصلی این پروژه می گوید ما نیاز به دانستن اصول اولیه برای طراحی فضا داشتیم که به شکل زیر مشخص شد:
۱. نام تجاری: ایجاد فرصت و امکان مناسب برای بیان هویت و تاریخچه منحصر به فرد شرکت.
۲. همکاری: نزدیک کردن افراد به یک دیگر و ایجاد امکان ارتباط بیشتر میان آن ها.
۳. باز بودن: ارتقاء سلامتی و بهره وری کارکنان با استفاده از نور روز و مناظر طبیعی
۴. نوآوری: تحریک خلاقیت کارکنان و در نتیجه رسیدن به ایده های پیشرو.
۵. موفقیت: حمایت از یک فرهنگ پویا که در آن کارکنان شرکت رشد می کنند.
هنگامی که ساختمان جدید آماده شد مدیران سعی کردند انتقال را به یک تفریح تبدیل کنند. در روز جمعه قبل از حرکت، کمیته از همه خواست تا جعبه وسایل خودرا به تدارکات بسپارند. هنگامی‌ که کارکنان در روز دوشنبه وارد دفتر شدند، جعبه های آنها کنار میزهایشان بود، کامپیوترشان کار می کردد و آن‌ها در ۳۰ دقیقه یا کمتر می‌توانستند شروع به کار کنند.

طراحی داخلی دفتر اداری
مبلمان اداری متمرکز وپویا

طراحی یک فضای برای حمایت از موفقیت

اگر قبل از بازدید از طراحی داخلی دفتر اداری SUCCESS Partners، لیستی ذهنی از پنج اصل راهنما در ذهن خود داشته باشید و در هنگام ورود بخواهید بدانید چگونه پیاده شده اند، این موارد نظرتان را جلب خواهد کرد: آخرین لوگوی شرکت SUCCESS بالای قسمت پذیرش (نام تجاری)، تالاری روشن و دلباز با پله هایی که جلب نظر می کند (باز بودن) و کارکنانی در حال عبور از تالار به سوی اتاق‌های جلسات، اتاق کنفرانس، کتابخانه یا سایر بخش های ساختمان هستند (همکاری).
این تاثیر گذاری وقتی قدری بیشتر در فضا بمانید حتی اگر خیلی به صورت بصری به چشم نیاید آشکارتر می شود. در واقع، بخش عمده ای از نوآوری و موفقیت، به لطف هرمن میلر است که محصولاتش به طور انحصاری در سراسر فضا نصب شده. دراین فضا همکاران استراتژیک SUCCESS تقریبا هر هدف فروشی که برای این سال تعیین کرده بودند به ثمر رساندند.

فضاهای کاری

طراحی داخلی دفتر اداری

 گام بعدی این بود که شرکت ایستگاه های کاری مشخصی را برای انطباق با نوع کار کارکنان طراحی کند که به شرح زیر بودند:

Hives (کندو) یک گروه از ایستگاه های کاری برای افراد که به صورت آلترناتیو مشغول کار فردی و کارگروهی هستند
Coves (خلوت شخصی) برای افرادی است که بیشتر نیاز به خلوت دارند و زمان کوتاهی را با دیگران می گذرانند.
Clubhouses (باشگاه های محلی) فضاهایی هستند که کار به صورت گروهی تعریف شده و افراد تقریبا به صورت مستمر با یکدیگر در ارتباطند

البته بخش هایی مثل امور مالی که نیاز به فضای خاص دارند از محیط های بسته تر و بزرگتری استفاده می کردند و تعداد اندکی ازمدیران نیز بنا به ضرورت در اتاقک های شیشه ای استقرار یافتند که هم فضای باز محسوب می شد و هم قدری فضای خصوصی برایشان ایجاد می کرد.
برای افزایش خلاقیت کارکنان بعضی از سیستم های کامپیوتری تعویض شد و مونیتورهای بزرگ در اختیار کارکنان قرار گرفت.

ویتمن معتقد است باز بودن محیط بخش بزرگی از ماموریت اصلی شرکت را نشان می دهد. افزایش دید عملکرد کارکنان را بالا می برد و رقابت سالم را ترویج می کند. احساس دیده شدن هم اگر چه ابتدا ممکن است پذیرشش سخت باشد اما قدرت شخص را در مقابل جمع بالا می برد و به او هویت می بخشد. همین باعث می شود افراد خلاقانه تر عمل کنند.

فضاهای اجتماعی

علاوه بر محیط کاری باز و فضاهای مشترک درون آن، تیم از ابتدا میدانست که به انواع فضاهای اجتماعی کلیدی برای ایجاد تعامل بیشتر نیاز دارد. این نیاز به طور کامل در «مرکز اجتماعی» برآورده می شود – فضایی در پایین ساختمان که در آن اتاق های کنفرانس با ظرفیت ها و اشکال مختلف، آشپزخانه و فضای ناهار خوری، فضای مناسب برای جلسات و نشست های غیر رسمی، فضاهای آموزشی و تفریح و استراحت را می توانید بیابید، از فضای یوگا گرفته تا فوتبال دستی.
به گفته ویتمن در این فضاهای اجتماعی شرکت نام تجاری و تعهدش به کارکنان را عملا نشان می دهد.

طراحی داخلی دفتر اداری

تاثیرات محل جدید بر عملکرد کارکنان

به اعتقاد دوگان مدیر بازاریابی SUCCESS، تاثیرات مثبت محیط جدید روی کارکنان و مشتریان کاملا مشهود و قابل اندازه گیری است.
او می گوید: «در حوزه مشتریان ما پیشنهادهای متعددی برای توسعه محصولات و خدمات از آن ها در یافت کردیم که حاصل تعامل موثر و خوشایند در این محیط بود و باعث افزایش درآمد و مهمتر از آن ایجاد سطح بالایی از اعتماد در مشتریان ما شد.»
در ارتباط با کارکنان نیز قبل از این جابه جایی، تیم SUCCESS قصد بازطراحی محصولات و خدماتشان را داشت و در هنگام ورود به ساختمان جدید، کار جدی آغاز شد. در همین رابطه مک کابه می گوید مطمئنا موفقیت این باز طراحی مدیون حضور ما در این فضاست. در خلاقیت و ایده پردازی برای همه باز شد و کارکنان در محیطی آزاد، باز، رنگارنگ و تاثیرگذار ،ایده های خود را بیان کردند در بیان احساساتشان نسبت به چیزی که تولید می کنند راحت تر و آزادانه تر مشارکت کردند.
در بخش همکاران استراتژیک هم همین گشایش اتفاق افتاد. همکاران خوشحال و راضی وقتی از این فضا بیرون می رفتند این حال خوب را به مشتریان منتقل می کردند و به نوبه خود تاثیر مثبتی بر آن ها می گذاشتند که برای کسب و کار حیاتی است.
از همه مهمتر راه جذب نیروهای جدید با استعداد هموار شد.
درمجموع، آدامز معتقد است مهمترین نتیجه این پروژه طراحی داخلی دفتر اداری نگرش جدید در کل سازمان است: افراد از کار، همکاری و بودن در یک محیط تیمی خوب هیجان زده هستند و احساس غرور می کنند.

میانگین امتیازات ۴.۹ / ۵. تعداد امتیازات ۳۴

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این مطلب را از دست ندهید

فوت و فن طراحی جزیره آشپزخانه چند منظوره و کاربردی

جزیره در اصل نوعی پیشخوان مستقل است که درست وسط آشپزخانه قرار می گیرد و از منظر زیبا شناخت…